Kedy sa oplatí najímať externých recruiterov

Každá firma, každé HR oddelenie a každý recruiter, interný či externý vie, že procesy okolo hiringu stoja firmu obrovské množstvo času a peňazí, a to v akejkoľvek spoločnosti, firme či organizácii.

Čas sú peniaze ALEBO In-house hiring vs. hiring externe cez agentúru

To, či sa firme oplatí najímať externú agentúru závisí od viacero faktorov, napríklad veľkosť firmy, typ alebo počet obsadzovaných pozícií.

V súvislosti s časom a nákladmi sa však stále viac a viac firiem rozhoduje pre externý hiring. Prečo?
Nižšie ponúkame náhľad do administratívy a aktivít spojených s celým procesom náboru. Ide o aktivity a procesy, ktoré interný recruiter / HR pracovník musí absolvovať pri nábore každého jedného kandidáta na danú pozíciu:

Proces hiringu:

• interné stretnutia
• písanie popisov pracovných miest
• reklama uverejňovanie pracovných pozícií na trh (LinkedIn, pracovné portály …) + prémiový účet LinkedIn
• predbežný výber kandidátov
• spravovanie CV databázy
• predbežný skríning kandidátov (10min pre-screen call s každým z potenciálnych kandidátov)
• odoslanie profilov manažérovi / tímu na prijímanie zamestnancov
• zodpovedanie otázok kandidátom
• prvé kolo pohovorov
• druhé kolo pohovorov
• posielanie spätnej väzby kandidátom
• sledovanie kandidátov v procese
• predkladanie ponúk, príprava zmlúv
• komunikácia s tímom a kandidátmi
• odmietanie/prijatie kandidátov atď.

Teraz si už približne viete predstaviť, koľko času hiring zaberá. Firma, resp. príslušné HR/Recruit oddelenie tým trávi hodiny. A to sa v prípade firiem zvyčajne bavíme iba o aktívnych kandidátoch*, ktorí zareagujú na pracovnú ponuku na Profesii, Pretlaku, Linkedine a podobne.

*O aktívnych vs. pasívnych kandidátoch si povieme viac v časti „Výhody spolupráce s externými špecialistami“.

Prečo si firmy volia spoluprácu s externými personálnymi agentúrami?

„Pri spolupráci s externou agentúrou firma benefituje nie len z radikálne skráteného času venovanému hiringu (a zároveň zo znížených nákladov), ale aj z väčšieho čísla a kvality kandidátov.“

Externé personálne agentúry majú neporovnateľne viac zdrojov potenciálnych kandidátov ako firmy. Prirodzene, recruitingu venujú 100% svojho času a energie. Dlhodobo si vedú rozsiahle databázy na rôznych špecializovaných trhoch a majú informácie aj o konkurenčných spoločnostiach. Pri správnom výbere externých recruiterov / headhunterov preto firma získa tých najkvalifikovanejších kandidátov, ako aj interné informácie o aktuálnom dianí na trhu.

„Dobrý headhunter sa tak stáva pre firmu obrovským prínosom – šetrí čas firmy a sprostredkúva top kandidátov na danú pozíciu.“

Samozrejme, aj pri externých recruiteroch netreba zabúdať na náklady firmy, ktoré ju agentúra stojí, napr. čas strávený s agentúrou pri preberaní pozície, čas strávený s kandidátmi na pohovoroch, či poplatok v prípade úspechu agentúry v podobe prijatého zamestnanca.

FYI, agentúrny poplatok, čiže poplatok za umiestnenie, závisí od nástupného platu kandidáta. V Slovenskej republike sa poplatok pohybuje zvyčajne v rozmedzí 2 – 3-násobku brutto nástupnej mesačnej mzdy kandidáta.¹

Nie je agentúra ako agentúra

Pri tom enormnom počte personálnych recruit agentúr je challengom vybrať takú, ktorá Vám vyhovuje a prinesie očakávané výsledky. Je teda dôležité si na začiatku vyčleniť čas, ktorý firma investuje do výberu vhodnej externej agentúry.

Predstavíme si dva typy agentúr. Tých typov agentúr môže byť samozrejme viac, ale pre účely tohto článku si ukážeme rozdiel na jednoduchom príklade dvoch typov agentúr:

Príklad 1 – Agentúra, v ktorej majú recruiteri kvótu na prezentovanie 5 profilov za deň

Predstavte si, že recruiter/headhunter z externej agentúry má v databáze 100 profilov nasourcovaných kandidátov:

• 80 z nich pôjde na pre-screen call
• 70 z nich pôjde HR manažérovi vo firme na schválenie
• 40 z nich HR manažér schváli
• V 1. kole sa uskutoční 35 pohovorov
• V 2. kole sa uskutoční 15 pohovorov
• Vo výsledku bude predložených 6 ponúk

Príklad 2 – Agentúra, v ktorej sa focusujú na kvalitu kandidátov, než kvantitu

Predstavte si, že recruiter/headhunter z externej agentúry má v databáze 36 profilov nasourcovaných kandidátov:

• 30 z nich pôjde na pre-screen call
• 28 z nich pôjde k HR manažérovi vo firme na schválenie
• 25 z nich HR manažér schváli
• V 1. kole sa uskutoční 25 pohovorov
• V 2. kole sa uskutoční 12 pohovorov
• Vo výsledku bude predložených 6 ponúk

Asi viete, kam tým smerujem. Je rozdiel, keď HR manažér dostane na stôl 70 profilov kandidátov na schválenie vs. 28 profilov. V prípade druhej agentúry, hiring stál firmu radikálne menej času. A čas sú peniaze. Koľko presne?

Finančný rozdiel medzi dvomi agentúrami sa môže hýbať aj okolo 2000€.² V prípade, že by firma využívala služby viacerých agentúr, čas a náklady by sa vyšplhali násobne vyššie. V konečnom dôsledku agentúra typu 2 ušetrí firme stovky hodín ročne.

Rada by som pripomenula ešte jednu mantru recruiterov, na ktorú treba pamätať:

“Zlý výber kandidáta bude pre firmu vždy drahší ako zamestnanie správneho kandidáta. Preto je potrebné dôkladne zvážiť, ktorej agentúre túto úlohu zveríte.“

Výhody spolupráce s externými špecialistami – Insighty z nášho biznisu

Benefitov, ktoré môže externá personálna agentúra prinášať je hneď niekoľko. Čo je devízou konkrétne našich služieb? Na základe predošlých spoluprác s rôznymi klientmi (od prestížnych advokátskych kancelárií cez úspešné startupy, či renomované web portály) našu pridanú hodnotu vidíme v týchto faktoroch:

Výhody spolupráce s externými špecialistami – Insighty z nášho biznisu

Benefitov, ktoré môže externá personálna agentúra prinášať je hneď niekoľko. Čo je devízou konkrétne našich služieb? Na základe predošlých spoluprác s rôznymi klientmi (od prestížnych advokátskych kancelárií cez úspešné startupy, či renomované web portály) našu pridanú hodnotu vidíme v týchto faktoroch:

• Rýchlosť spolupráce a efektivita

  Ako kompetentní odborníci pracujeme rýchlo, systematicky a efektívne. Klient je náš pán. Komunikujeme stručne, jasne a vzájomná spolupráca je tak vysoko efektívna.

• Schopnosť osloviť pasívnych kandidátov v konkurenčných firmách

  Rozumieme, že najlepší odborníci si prácu nehľadajú, a preto diskrétne a efektívne vyhľadávame a oslovujeme pasívnych kandidátov u priamej konkurencie, čo nám umožňuje nájsť tých najlepších ľudí z praxe. Nie sme odkázaní iba na kandidátov z Profesie, Pretlaku a iných pracovných portálov.

• Šetrenie času hiring manažéra vo firme

  Ak by hiring manažér (ktorý nemá pod sebou oddelenie vyčlenené na recruitment) mal sám hľadať a oslovovať kandidátov, proces by bol veľmi zdĺhavý a výsledky slabšie. Ako sme mohli vidieť, externá agentúra radikálne zníži čas vynaložený na proces hiringu.

• Aplikovanie pracovnej psychológie

  Ako pracovní psychológovia využívame pri našej práci poznatky a moderné prístupy pracovnej psychológie, ktorá nám pri výbere toho najlepšieho kandidáta ponúka komplexnejší pohľad na kandidáta v procese náboru a záruku spokojnosti u klienta.

Záver

Využitie a výberu externej agentúry je zvyčajne pre firmu výhodná investícia. Firma šetrí svoj čas aj peniaze, a dostáva kvalitných kandidátov na obsadzované pozície. Ak firma spolupracuje s externou agentúrou na dlhodobej báze, prináša jej to aj ďalšie výhody, napríklad znížené náklady na výberový proces (finančné aj časové, znížená fluktuácia zamestnancov a pod.

Správny výber vhodnej agentúry je investícia, ktorá sa oplatí.

¹ Sedláčková K. (2017, November 16). Kedy sa firme oplatí objednať si služby personálnej agentúry? Dostupné na: https://www.podnikajte.sk/zamestnanci-a-hr/kedy-sa-oplati-personalna-agentura

² Tegze, J. (2015, August 25). The Real Cost of Using a Recruitment Agency. Dostupné na: https://www.linkedin.com/pulse/real-cost-using-recruitment-agency-jan-tegze/